I.
PENDAHULUAN
Sebuah
sistem informasi manajemen atau SIM adalah sebuah sistem informasi yang selain
melakukan semua pengolahan transaksi yang perlu untuk sebuah organisasi, juga
memberi dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen dan pengambilan
keputusan. Sistem informasi juga sangat berpengaruh kepada pemimpin karena
pimpinan di hadapkan kepada perubahan-perubahan tertentu. SIM mencakup semua
sistem manajemen yang ada di perusahaan, termasuk Manajemen Sumber Daya Manusia
(MSDM). Beberapa manfaat atau fungsi sistem informasi antara lain adalah
sebagai berikut:[1]
1. Meningkatkan
aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para
pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan
dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
3. Mengembangkan
proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan
keterampilan pendukung sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada
sistem informasi.
Lingkungan
bisnis telah mengalami perubahan secara fundamental. Perubahan-perubahan
tersebut menuntut perubahan peran Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) yang
lebih kompleks dan lebih baik dari sebelumnya Meningkatnya isu-isu bisnis yang
terkait dengan SDM memiliki pengaruh kuat pada manajer sumber daya manusia.
Pengelolaan SDM dituntut lebih proaktif dan responsif. Manajemen sumber daya
manusia (MSDM) telah berubah dari fungsi spesialisasi yang berdiri sendiri
menjadi fungsi yang terintegrasi dengan seluruh fungsi-fungsi lain dalam
organisasi, untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Berubahnya fungsi dan
pusat perhatian MSDM memerlukan perubahan kualifikasi pengelola MSDM agar dapat
mengikuti perkembangan dan memberikan tanggapan yang sesuai. Oleh karena itu,
sistem informasi manajemen sangat penting dibangun dalam aplikasi MSDM agar
terintegrasi dengan manajemen lainnya.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia atau Human resourches
Information System (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi atau
pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi
informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya
mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM
seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam
serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi
perencanaan sumber daya perusahaan. Walaupun demikian, belum semua perusahaan
menerapkan sistem ini. Salah satu alasan mereka adalah kurangnya pengetahuan
mereka mengenai pembangunan dan pengembangan sistem ini. Oleh karena itu,
pembangunan dan pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
penting untuk dijelaskan. Untuk lebih jelasnya akan dijelaskan dalam makalah
ini.
II.
Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dalam makalah ini, meliputi:
1.
Apa
yang dimaksud dengan sistem informasi manajemen?
2.
Apa
yang dimaksud dengan manajemen sumber daya manusia?
3.
Apa
fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia?
4.
Apa
yang dimaksud sistem informasi manajemen sumber daya manusia?
5.
Bagaimana
model pengembangan sistem informasi manajemen dalam sumber daya manusia?
III.
PEMBAHASAN
A.
Pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM)
1.
Pengertian
Sistem
Sistem, menurut sejarahnya berasal dari bahasa Yunani yaitu “sistema”
yang berarti kesatuan,yakni keseluruhan dari bagian-bagian yang mempunyai
hubungan satu dengan yang lainnya. Kata “sistema” tersebut pada akhirnya
dikembangkan menjadi berbagai macam definisi yang bervariasi sesuai dengan
bidang ilmu atau bidang kajian masing-masing, namun pada intinya masih tetap
sama yaitu kumpulan dari sub-sub sistem yang saling berhubungan dan bekerja
sama.[2]
Beberapa pengertian atau
definisi mengenai sistem yang diberikan oleh para ahli sebagai bahan
perbandingan antara lain sebagai berikut:
a.
Sistem menurut O’Brien dan Marakas adalah satu kesatuan komponen
yang saling terhubung dengan batasan yang jelas bekerja bersama-sama untuk
mencapai seperangkat tujuan.
b.
Pengertian sistem menurut Kadir sistem adalah sekumpulan elemen
yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan.
c.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia disebutkan bahwa sistem
mempunyai dua pengertian; (a) Seper-angkat unsur yang secara teratur saling
berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas; dan (b) Susunan yang teratur dari
pandangan, teori, asas, dan sebagainya.
Dari definisi-definisi
di atas, terlihat bahwa masing-masing menekankan bahwa sistem memakai
pendekatan pada elemen atau komponen. Artinya, bahwa sistem ha-ruslah terdiri
atas berbagai komponen/elemen yang saling berhubungan sehingga membentuk satu
kesatuan yang utuh.[3]
2.
Pengertian Informasi
Pengertian informasi menurut beberapa ahli diantaranya:
a.
Azhar Susanto, informasi adalah hasil pengolahan data yang
memberikan arti dan manfaat.
b.
Gordon B. Davis dan Margrethe H.Olson menjelaskan bahwa informasi
adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi
penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.
Dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data-data yang diolah
sehingga memiliki nilai tambah dan bermanfaat bagi pengguna. Data adalah
representasi dari fakta atau gambaran mengenai suatu objek atau kejadian.
Informasi merupakan sebuah komponen yang pokok dan sangat penting
di dalam sebuah organisasi karena sebuah organisasi bisa menjadi maju jika
mendapatkan informasi yang akurat bahkan sebaliknya organisasi bisa berantakan
jika mendapat informasi yang kurang berkualitas, maka dari itu perlu dikelola
dengan benar sebuah informasi untuk kejamuan organisasi.[4]
Adapun informasi yang berkualitas menurut Raymond Mc. Load harus akurasi
(sesuai dengan prosedur), relevansi, ketepatan wkatu, dan kelengkapan.
3.
Definisi Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi merupakan penggabungan dari sistem dan informasi,
sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem yang slaing terintegrasi
dan berkolaborasi untuk menyelesaikan masalah tertentu dengan cara mengolah
data dengan alat yang namanya computer sehingga memiliki nilai tambah dan
bermanfaat bagi penggunan.
Jika dikaitkan dengan manajemen, Sistem Informasi Manajemen (SIM)
adalah kumpulan dari sub-sub sistem yang saling terintegrasi dan berkolaborasi
untuk membantu manajemen dalam menyelesaikan masalah dan memberikan informasi
yang berkualitas kepada manajemen dengan cara mengolah data dengan computer
sehingga bernilai tambah atau bermanfaat bagi pengguna.[5]
Dalam hal ini, untuk memahami SIM adalah informasi, teknologi
informasi dan manusia. Informasi merupakan data-data yang diolah dan sudah
memiliki nilai tambah bagi pengguna, teknologi informasi merupakan computer (hardware
dan software) dan komunikasinya sedangkan manusia merupakan
orang-orang yang mengelola dan menggunakan informasi dan teknologi informasi
tersebut.
B.
Manajemen Sumber Daya Insani dalam Perbankan
1.
Pengertian
MSDM Perbankan
Sebelum
membahas MSDM perbankan dirasa perlu mengetahui apa yang dimaksud dengan MSDM.
Berikut pengertian MSDM menurut beberapa ahli:[6]
a.
Menurut
Drs. Malayu S.P. Hasibuan, MSDM adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan
peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan,
karyawan, dan masyarakat.
b.
Menurut
Dale Yoder, MSDM adalah penyedia kepemimpinan dan pengarahan para karyawan
dalam pekerjaan atau hubungan kerja.
Salah satu pengelolaan paling penting dalam dunia perbankan di
samping pemasaran bank adalah pengelolaan terhadap Sumber Daya Manusianya
(SDM). Sumber daya manusia merupakan
tulang punggung dalam menjalankan roda kegiatan operasional suatu bank. Untuk
itu, penyediaan sumber daya manusia
(banker) sebagai motorik penggerak operasional bank haruslah disiapkan sedini
mungkin.
Sumber daya yang dimiliki oleh bank haruslah memiliki kemampuan
dalam menjalankan setiap transaksi perbankan, mengingat faktor pelayanan yang
diberikan oleh para karyawan ini sangat
menentukan sukses tidaknya bank ke depan. Sehingga kemampuan yang telah
dimiliki harus diasah secara
terus-menerus, baik melalui pengalaman kerja maupun pelatihan dan pengembangan.
Bagi dunia perbankan yang memiliki kegiatan yang begitu padat dalam
arti setiap transaksi harus selesai dalam waktu yang relative singkat, maka
seorang karyawan yang dimiliki haruslah memiliki beberapa persyaratan yang
khusus. Seorang karayawan bank harus memiliki ketrampilan dalam dunia perbankan
agar dapat melayani setiap produk perbankan yang ditawarkan secara cepat, tepat,
dan memuaskan. Dengan kata lain, karyawan bank haruslah memiliki kualitas yang
benar-benar dapat diandalkan atau menjadi seorang banker professional, sehingga
mampu menjual setiap produk yang dimiliki oleh bank. Karyawan bank juga
diharuskan memiliki mental yang kuat dalam menghadapi setiap tantangan yang
dihadapinya. Sifat pantang menyerah dan cepat berputus asa bukanlah mental
karyawan suatu bank. [7]
Adapun langkah-langkah dalam pengelolaan SDM perbankan, meliputi:[8]
1.
Analisis
Jabatan
2.
Perencanaan
Tenaga Kerja
3.
Rekruitmen
dan seleksi
4.
Pelatihan
dan pengembangan
5.
Perencanaan
Karier
6.
Penilaian
prestasi kerja
7.
Pemberian
kompensasi
8.
Integrasi
dan pemeliharaan
9.
Pemutusan
hubungan kerja
Dari langkah-langkah tersebut dapat disimpulkan bahawa manajemen sumber daya manusia
perbankan adalah kegiatan pengelolaan sumber daya manusia yang ada di bank
melalui kegiatan perancangan analisis jabatan, perencanaan tenaga kerja,
rekruitmen dan seleksi, pelatihan dan pengembangan, perencanaan karier,
penilaian prestasi kerja damapi dengan pemberian kompensasi yang transparan.
Pengelolaan ini tidak dapat dilakukan secara sendiri-sendiri, tetapi harus
dilakukan secara bersamaan.
C.
Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM)
Fungsi manajemen sumber daya manusia meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian,
pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan,
kedisiplinan, dan pemberhentian.
1.
Perencanaan
Perencanaan
(human resources planning) adalah merencanakan tenaga kerja secara
efektif serta efisien agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam membantu
terwujudnya tujuan. Perencanaan dilakukan dengan menetapkan program
kepegawaian. Program kepegawaian meliputi pengorganisasian, pengarahan,
pengendalian, pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian,
pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan. Program kepegawaian
yang baik akan membantu tercapainya tujuan perusahaan, karyawan, dan
masayarakat.
2.
Pengorganisasian
Pengorganisasian
adalah kegiatan untuk mengorganisasi semua karyawan dengan menetapkan pembagian
kerja, hubungan kerja, delegasi, wewenang, integrasi, dan koordinasi dalam
bagan organisasi. Organisasi hanya merupakan alat untuk mencapai tujuan. Dengan
organisasi yang baik akan membantu terwujudnya tujuan yang efektif.
3.
Pengarahan
Pengarahan
(directing) adalah kegiatan mengarahkan semua karyawan, agar mau bekerja
sama dan bekerja efektif secara efisien dalam membantu tercapainya tujuan
perusahaan, karyawan, dan masayarakat. Pengarahan dilakukan pemimpin dengan
menugaskan bawahan agar mengerjakan semua tugasnya dengan baik.
4.
Pengendalian
Pengendalian
(controlling) adalah kegiatan mengendalikan semua karyawan agar mentaati
peraturan-peraturan perusahaan dan bekerja sesuai dengan rencana. Apabila
terdapat penyimpangan dan kesalahan, diadakan tindakan perbaikan dan
penyempurnaan rencna. Pengendalian karyawab meliputi kehadiran, kedisiplinan,
perilaku, kerja sama, pelaksanaan pekerjaan, dan menjaga situasi lingkungan pekerjaan.
5.
Pengadaan
Pengadaan
(procurement) adalah proses penarikan, seleksi, penempatan oroentasi,
dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Pengadaan yang baik akan membantu terwujudnya tujuan.
6.
Pengembangan
Pengembangan
(development) adalah proses peningkatan keterampilan teknis, teoritis,
konseptual, dan moral karyawan melalui pendidikan dan pelatihan. Pendidikan dan
pelatihan yang diberikan harus sesuai dengan kebutuhan pekerjaan masa kini
maupun masa depan.
7.
Kompensasi
Kompensasi
(compensation) adalah pemberian balas jasa langsung (direct) dan
tidak langsung (indirect), uang atau barang kepada karyawan sebagai
imbalan jasa yang diberikan kepada perusahaan. Prinsip kompensasi adalah adil
dan layak. Adil diartikan sesuai dengan prestasi kerjanya, layak diartikan
dapat memenuhi kebutuhan primernya serta berpedoman pada batas upah minimum
pemerintah dan berdasarkan internal dan eksternal perusahaan.
8.
Pengintegrasian,
adalah kegiatan untuk mempersatukan kepentingan perusahaan dan kebutuhan
karyawan, agar tercipta kerjasama yang serasi dan saling menguntungkan.
Perusahaan memperoleh laba, karyawan dapat memenuhi kebutuhan dari hasil
pekerjaannya. Pengintegrasian merupakan hal yang penting dan sulit dalam MSDM,
karena mempersatukan dua kepentingan yang bertolak belakang.
9.
Pemeliharaan,
adalah kegiatan untuk memelihara atau meningkatkan kondisi fisik, mental, dan
loyalitas karyawan agar mereka mau
bekerja sama sampai pension. Pemeliharaan yang baik dialakukan dengan
program kesejahteraan yang berdasarkan kebutuhan sebagian besar karyawan serta
berpedoman kepada internal dan eksternal konsistensi.
10.
Kedisiplinan,
merupakan fungsi MSDM yang terpenting dan kunci terwujudnya tujuan karena tapa
disiplin yang baik sulit terwujud tujuan yang maksimal. Kedisiplinan adalah
keinginan dan kesadaran untuk mentaati peraturan-peraturan perusahaan dan
norma-norma sosial.
11.
Pemberhentian,
adalah putusnya hubungan kerja seseorang dari suatu perusahaan. Pemberhentian
ini disebabkan oleh keinginan karyawan, keinginan perusahaan, kontrak kerja
berakhir, pension, dan sebab-sebab lainnya.[9]
D.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
Menurut James A O’Brien yang termasuk komponen di dalam sistem
informasi adalah manusia, Hardware, software, data, dan jaringan. Namun dalam
makalah ini hanya akan dijelaskan mencakup Manajemen Sumber Daya Insani.
Manusia di dalam sistem informasi dibagi menjadi dua, yaitu pengguna dan
pengembang. Komputer tidak dapat mengambil keputusan. Untuk itu perlu peranan
manusia dalam proses pengambilan keputusan dengan adanya bahasa computer yang
disebut program.[10]
SISDM adalah sistem integrasi yang dirancang untuk menyediakan
informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan sumber daya manusia.
Komputer telah menyederhanakan pekerjaan menganalisis jumlah data yang luas,
dan mereka dapat menjadi pertolongan yang snagat berguna dalam manajemen sumber
daya manusia, dari proses pembayaran gaji sampai pencatatatan retensi tenaga
kerja. Dengan perangkat keras dan lunak computer, database, suatu organisasi
akan lebih mudah menyimpan data dan informasi dengan lebih baik, sama seperti
kalau ingin memanggil lagi atau menggunakan data-data tersebut.[11]
Menurut Marimin, Tanjung, dan Prabowo, Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia (SI-SDM) adalah suatu sistem yang terdiri dari software dan hardware
yang dirancang untuk menyimpan dan memproses semua informasi pegawai. Perencanaan SDM
menurut Hasibun baru dapat dilakukan dengan baik dan benar jika informasi
berikut ini diperoleh:
1. Job
analysis
Job
analysis memberikan informasi tentang aktivitas
pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia,
perilaku manusia, dan alat-alat yang digunakan.
2.
Organisasi
Organisasi
memberikan informasi tentang, tujuan yang ingin dicapai, jenis organisasi,
dasar dan struktur organisasi, rentang kendali setiap departemen, pola
kepemimpinan, jumlah perincian serta perincian manajerial dan operasional, tingkat-tingkat
posisi pejabat
3.
Situasi persediaan tenaga kerja
Situasi
persediaan tenaga kerja memberikan informasi tentang:
a. Persediaan
tenaga kerja dan tingkat kemampuan SDM
b. Jenis-jenis,
susunan umur, tingkat pendidikan, serta penyebaran atau pemerataan tenaga kerja
c. Kebijaksanaan
perburuhan dan kompensasi pemerintah
d.
Sistem, kurikulum, dan tingkat-tingkat
pendidikan SDM
Informasi-informasi
di atas mengandung resiko yang tidak kecil apabila tidak dikelola dengan baik.
Pengelolaan informasi secara manual dapat mengakibatkan beberapa kesalahan
seperti duplikasi dan kehilangan data. Oleh karena itu, paradigma MSDM terkini
juga mengintegrasikan SIM dalam aplikasi penerapannya. SIM dimanfaatkan sebagai
alat bantu dalam pengelolaan SDM melalui pencatatan, penyimpanan, dan
pengelolaan informasi SDM secara lebih terstruktur dan terorganisasi. Maka dari
itu, muncullah konsep Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia (SIM-SDM).
Tujuan
SIM-SDM adalah meningkatkan efisiensi data tenaga kerja di mana SDM dikumpulkan
dan berhubungan dengan perencanaan SDM. SIM-SDM mempunyai banyak kegunaan dalam
suatu organisasi. Yang paling dasar adalah otomatisasi dari pembayaran upah dan
kegiatan benefit. Dengan SIM-SDM, pencatatan waktu tenaga kerja dimasukkan ke dalam
sistem, dan dimodifikasi sesuai setiap individual. Kegunaan umum yang lain dari
SIM-SDM adalah kesetaraan kesempatan bekerja.
Manajer
dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik tertentu
dalam rangka mengambil suatu keputusan. Keputusan yang didasarkan pada
informasi akurat akan memiliki kualitas yang jauh lebih tinggi dibandingkan
dengan keputusan yang hanya berdasarkan intuisi saja. Karakteristik informasi
yang dipersiapkan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:[12]
timely (tepat waktu), accurate (akurat), concise (ringkas), relevant (relevan),
dan complete (lengkap) .
Kegunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM), meliputi:
1.
Perencanaan
dan analisis sumber daya manusia, meliputi; struktur organisasi proyeksi tenaga
kerja, persediaan keahlian, analisis keluar-masuk tenaga kerja, analisis
ketidakhadiran, restrukturisasi biaya, penyesuaian kerja internal, dan mencatat
deskripsi pekerjaan.
2.
Hubungan
tenaga kerja dan buruh, meliputi; biaya negosiasi penggabungan, penyimpanan
data pemeriksaan, hasil penelitian tingkah laku, analisis wawncara keluar, dan
sejarah pekerjaan tenaga kerja.
3.
Kesehatan,
keselamatan dan keamanan, meliputi; pelatihan keselamatan, penyimpanan data
kecelakaan kerja, penyimpanan data material.
4.
Pekerjaan
yang sama, meliputi; rencana tindakan afirmatis, mencapat calon tenaga kerja,
utilisasi tenaga kerja dan tersedianya analisis.
5.
Penyusunan
tenaga kerja, meliputi; sumber perekrutan, mencatat calon tenaga kerja dan
analisis penolakan kerja yang ditawarkan.
6.
Pengembangan
sumber daya manusia, meliputi; profil pelatihan tenaga kerja, penilaian
kebutuhan pelatihan, keberhasilan perencanaan dan ketertarikan karier dan
pengalaman.
7.
Kompensasi
dan manfaat, meliputi; struktur pembayaran upah, biaya upah atau gaji,
administrasi manfaat yang fleksibel, penggunaan liburan dan analisis penggunaan
manfaat.
E.
Model Pengembangan
Sistem Informasi Manajemen dalam Sumber
Daya Manusia
Pembangunan
atau pengembangan SIM-SDM dalam suatu organisasi harus disesuaikan dengan visi
dan misi organisasi. Tujuan utama dari pembangunan dan pengembangan SIM-SDM
haruslah dapat “memanusiakan” karyawan suatu organisasi dengan cara
memanfaatkan teknologi informasi untuk membantu melaksanakan aktivitas
pekerjaan sehari-hari. Sebelum mengembangkan atau mengganti sistem yang baru,
sistem lama yang ada harus dipahami dan dikaji kekurangan dan kelebihannya.
Tujuan pengembangan sumber daya manusia sebagai produktivitas
kerja, efisiensi, kerusakan, kecelakaan, pelayanan, moral, karier, konseptual,
kepemimpinan, balas jasa, dan konsumen. [13]
Dalam
membuat model SIM-SDM, format umum yang digunakan sama dengan subsistem input,
database, dan subsistem output yang telah digunakan di berbagai area
fungsional lain. Subsistem input merupakan kombinasi standar dari
pengolahan data, penelitian, dan intelijen. Dalam banyak perusahaan, database
ditempatkan dalam penyimpanan komputer. Subsistem output mencerminkan
arus sumber daya manusia dalam perusahaan. McLeod menyatakan bahwa dalam model
SIM-SDM, ada beberapa subsistem yang terlibat di dalamnya, antara lain:[14]
1.
Sistem informasi akuntansi
Data
yang ditangani oleh SIM-SDM merupakan campuran elemen-elemen data personel dan
data akuntansi. Contoh elemen data personel misalnya nama pegawai, jenis
kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah tanggungan. Contoh elemen data
akuntansi seperti upah per jam, gaji bulanan, pendapatan kotor bulan ini, dan
pajak penghasilan.
2.
Subsistem penelitian sumber daya manusia
Subsistem
ini mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Penelitian diadakan
karena informasi tertentu belum terdapat dalam SIM-SDM. Contohnya adalah
penelitian suksesi (calon bagi posisi tertentu), analisis dan evaluasi jabatan,
serta penelitian keluhan.
3.
Subsistem intelijen sumber daya manusia
Subsistem
ini mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari
lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi
pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global, masyarakat keuangan,
dan pesaing. Banyak dari intelijen ini dikumpulkan melalui sistem informal.
4.
Database SIM-SDM
Database
SIM-SDM
dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai, tetapi juga organisasi
dan perusahaan di lingkungan perusahaan. Sebagian besar database ini
ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi database lainnya
berada di Divisi SDM, divisi lain, dan di luar pusat pelayanan. Perangkat lunak
yang dapat digunakan dalam manajemen database di antaranya IMS, FOCUS,
DB2, dan dBASE.
5.
Output SIM-SDM
Manajer
SDM menggunakan output SIM-SDM lebih sering dari manajer lainnya.
Pemakai SIM-SDM menerima output dalam bentuk laporan periodik dan
jawaban atas database queries. Sebagian besar perangkat lunak yang
digunakan untuk output merupakan hasil pengembangan bersama antara
perusahaan dan jasa sistem informasi.
6.
Subsistem perencanaan angkatan kerja
Perencanaan
angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk
mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa datang. Aplikasi perencanaan angkatan
kerja yang paling populer adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji,
dan analisis atau evaluasi kerja. Aplikasi lain yang dapat digunakan adalah
perencanaan dan pemodelan angkatan kerja.
7.
Subsistem perekrutan
Penelusuran
pelamar telah diterapkan secara ekstensif. Penelusuran pelamar kerja sebelum
mereka dipekerjakan lebih banyak dipraktekkan dari pada melakukan pencarian
internal untuk menemukan calon pekerja. Hal ini menunjukkan bahwa usaha
perusahaan untuk mengisi lowongan kerja lebih difokuskan pada lingkungan.
8.
Subsistem manajemen angkatan kerja
Aplikasi
subsistem ini meliputi penilaian kinerja, pelatihan, pengendalian posisi,
relokasi, keahlian atau kompetensi, suksesi, dan pendisiplinan. Manajamen
angkatan kerja sangat jarang diaplikasikan. Fenomena tersebut karena subsistem
ini cukup sulit diterapkan.
9.
Subsistem kompensasi
Aplikasi
yang berhubungan dengan gaji merupakan aplikasi komputer yang paling mapan
dalam bisnis. Maka dari itu, subsistem ini merupakan yang paling sering diterapkan
oleh perusahaan. Aplikasi yang sering dikembangkan dalam manajemen kompensasi
mencakup peningkatan penghargaan, gaji, kompensasi eksekutif, insentif bonus,
dan kehadiran.
10. Subsistem
benefit
Berbagai
aplikasi dalam subsistem ini umumnya sangat rumit dan sukar dilaksanakan.
Kerumitan aplikasi tersebut menunjukkan bahwa SDM bukan sekedar menerapkan
aplikasi yang mudah. Subsistem ini merupakan bukti bahwa SDM telah berhasil
dalam mencapai end-user computing.
11. Subsistem
pelaporan lingkungan
Aplikasi
yang terlingkup dalam subsistem ini antara lain catatan Equal Employment
Opportunity (EEO), analisis EEO, peningkatan serikat pekerja, catatan
kesehatan, bahan beracun, dan keluhan. Dua aplikasi EEO yang diterapkan secara
luas, dilengkapi dengan informasi lain yang ditujukan langsung kepada
pemerintah maupun serikat pekerja. Berbagai aplikasi ini untuk memenuhi
tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang berkepentingan di luar perusahaan,
bukan kepada manajemen.
Pembangunan
dan atau pengembangan sistem informasi yang umum dilakukan adalah menggunakan System
Development Life Cycle (SDLC). Langkah-langkah yang dilakukan dalam proses
pembangunan atau pengembangan SIM-SDM (Marimin, Tanjung, dan Prabowo, 2006)
sebagai berikut:
1.
Investigasi sistem
a.
Pengumpulan informasi
Informasi
yang dibutuhkan berupa data primer dan data sekunder. Data-data yang telah
diperoleh dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi dari sistem informasi yang ada
dan digunakan di bagian kepegawaian. Setelah itu, data-data tersebut dijadikan
bahan pertimbangan perencangan SIM-SDM yang akan dikembangkan.
b.
Memahami dan mengevaluasi sistem yang ada
Proses
ini bertujuan untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan dari sistem yang ada.
Kelemahan dan kekurangan sistem yang ada perlu diperbaiki dan disempurnakan. Di
sisi lain, kelebihan sistem yang ada perlu dipertahankan dan dimunculkan
kembali dalam sistem baru.
c.
Identifikasi kebutuhan pengguna
Pembangunan
atau pengembangan solusi sebaiknya menggunakan pendekatan user centered. Tidak
ada satu pun aplikasi atau user interface yang dapat cocok untuk seluruh
pengguna. Oleh karena itu, tenaga teknologi informasi lokal memiliki kesempatan
untuk berperan dalam menyediakan solusi bagi pengguna.
a.
Studi kelayakan
Tujuan
utama studi kelayakan adalah mengevaluasi solusi sistem alternatif dan
mengusulkan aplikasi yang paling layak dan diinginkan dalam pengembangan. Studi
kelayakan sistem dilakukan terhadap aspek organisasi (manajerial), aspek
teknis, aspek operasional, dan aspek ekonomi. Keempat aspek tersebut saling
berkaitan.
2.
Analisis sistem
Tahap
ini memerlukan keterlibatan manajemen eksekutif, analis sistem, dan pengguna
untuk menentukan sistem informasi yang diperlukan secara spesifik. Hal pertama
yang dilakukan adalah menentukan jenis informasi yang dibutuhkan. Langkah
selanjutnya adalah menentukan kebutuhan kapabilitas proses informasi untuk
masing-masing aktivitas sistem.
3.
Laporan hasil investigasi dan analisis
Setelah
melakukan investigasi dan analisis, maka diperoleh gambaran secara detail
tentang sistem yang ada. Hasil dari investigasi dan analisis sistem tersebut
dilaporkan kepada organisasi yang menginginkan perubahan sistem. Laporan
tersebut berisi:
a. Uraian
alasan dan scope (batasan) investigasi dan analisis
b. Deskripsi
sistem yang ada dan operasinya
c. Uraian
tujuan (obyektif) dan kendala sistem
d. Deskripsi
tentang masalah-masalah yang belum etratasi dan potensi masalah
e. Uraian
tentang asumsi selama proses investigasi dan analisis
f. Rekomendasi-rekomendasi
sistem baru dan kebutuhannya untuk desain awal
g. Proyeksi
kebutuhan sumber daya dan biaya
4.
Desain sistem
Desain
sistem didefinisikan sebagai proses di mana kebutuhan-kebutuhan telah diuraikan
pada tahap analisis, kemudian diterjemahkan ke dalam model presentasi perangkat
lunak. Desain sistem terdiri dari tiga bagian, yaitu desain user interface, desain
data, dan desain proses. Langkah-langkah dasar yang dilakukan dalam proses
desain antara lain:
a. Mendefinisikan
tujuan sistem
b. Membangun
sebuah model konseptual
c. Menerapkan
kendala-kendala organisasi
d. Mendefinisikan
aktivitas pemrosesan data
5.
Implementasi sistem
Program
komputerisasi yang tersusun perlu diuji coba dalam waktu yang memadai, sampai
semua bagian di dalam organisasi tidak lagi menemukan kesalahan pada program
tersebut. Tahapan ini dilanjutkan hingga sistem tersebut dapat berfungsi dengan
baik sesuai dengan keinginan pengguna. Beberapa hal yang terdapat dalam tahap
ini sebagai berikut:
a. Akuisisi
perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan
b. Pembangunan
atau modifikasi (pengembangan) perangkat lunak
c. Pelatihan
bagi user
d. Dokumentasi
sistem
e. Konversi
sistem
6.
Pemeliharaan dan evaluasi sistem
Setelah sistem berjalan, selanjutnya sistem tersebut akan terus
dimonitor untuebk terus mengetahui apakah sistem tersebut masih sesuai dengan
kebutuhan pengguna atau organisasi. Dalam tahap ini dapat juga dilakukan
evaluasi dan perbaikan atau modifikasi guna meningkatkan kemampuan (daya guna)
sistem tersebut. Masalah-masalah yang ditemukan akan dicari solusinya secara
bersama. Manajemen sumber daya manusia telah tumbuh dalam nilai strategis pada
berbagai organisasi, saat ini telah terjadi peningkatan penekanan untuk
mencapai dan menggunakan data SISDM sebagai rencana strategis dan ramalan
sumber daya manusia, di mana pemusatan pada efektivitas sumber daya manusia
yang lebih luas sepanjang waktu.
Kini beberapa jenis teknologi informasi yang beragam telah diintegrasikan
dan digunakan sehingga praktisi sumber daya manusia dapat mengakses data yang
berhubungan dengan sumber daya manusia dan meneruskannya pada manajer dan
eksekutif yang lain.Beberapa cara untuk membangun SISDM, diantaranya:
1.
Memilih
SISDM
Hal penting pada saat membangun SISDM adalah bahwa sistemnya dapat
mendukung strategi sumber daya manusia organisasi tersebut. Ini membutuhkan
analisis terhadap kegunaan informasi sumber daya manusia pada unit sumber daya
manusia dan pada organisasi secara keseluruhan.
2.
Merancang
dan Menerapkan SISDM
Untuk merancang SISDM yang efektif, para ahli menyarankan untuk
menilainya dengan pertanyaan mengenai data yang diperlukan. Seperti:
a.
Informasi
apa yang tersedia, dan informasi apa yang dibutuhkan tentang orang-orang dalam
organisasi?
b.
Untuk
tujuan apa informasi tersebut akan diberikan?
c.
Pada
format yang bagaimana seharusnya output untuk penyesuaian dengan data
perusahaan lain?
d.
Siapa
yang membutuhkan informasi?
e.
Kapan
dan seberapa seringnya informasi dibutuhkan?
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan diatas menolong menunjukkan
keperluan akan perangkat keras dan lunak. Banyak jenis sistem perangkat lunak
yang beragam telah ada untuk menyediakan informasi sumber daya manusia.
Beberapa sistem perangkat lunak SISDM menggunakan rangka utama computer untuk
mewakili biaya yang tinggi untuk membeli dan pemasangan sistem perangkat lunak
yang lain dapat dijalankan dalam computer pribadi dan melalui area local atau
area luas dalam organisasi.
3.
Pengaksesan
SISDM melalui intranet dan extranet
Peningkatan penggunaan internet menimbulkan kemungkinan dan
perhatian praktisi sumber daya manusia, khususnya pada saat membangun intranet
dan extranet. Intranet merupakan jaringan organisasional yang
beroperasi melalui internet. Sedangkan extranet adalah jaringan internet-linket
yang memungkinkan para tenaga kerja mengakses pada informasi yang tersedia
melalui external entities. Contohnya dengan extranet, tenaga
kerja dapat mengakses informasi benefit yang disimpan oleh administrator pihak ketiga.
Pada situasi yang lain, tenaga kerja dapat mengakses informasi tentang
pembayaran upah mereka dari provider pelayanan pembayaran upah dan
menyerahkan permintaan travel pada provider external travel survice.
Penggunaan sistem informasi berbasis web telah memungkinkan unit
SDM dalam perusahaan menjadi lebih efisien secara administrative dan mampu
berhadapan dengan masalah rencana sumber daya manusia yang lebih strategis dan
dalam jangka yang lebih panjang. Perusahaan-perusahaan menentukan pilihan penggunan
SISDM berbasis web dalam 4 cara utama: bulletin Board, data access,
employee self –service, extended linkage. Sistem informasi manajemen sumber daya manusia berbasis kompetensi
terintegrasi merupakan database berdasarkan fungsi dari sumber daya
manusia, yang menghasilkan berbagai laporan dan informasi yang diperlukan
manajemen dalam pengelolaan karyawan. Kompetensi yang dimiliki karyawan ini
secara individual harus mampu mendukung pelaksanaan strategi organisasi dan
mampu mendukung setiap perubahan yang dilakukan manajemen.[15]
IV.
PENUTUP
A.
KESIMPULAN
Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan, bahwa:
1.
Sistem
Informasi Manajemen dibangun untuk mendukung proses yang berjalan dalam
organisasi, dimana tercakup didalamnya antara lain : proses perencanaan,
pengorganisasian dan pengendalian. Secara akurat Sistem Informasi Manajemen
harus dapat memberikan informasi mengenai kondisi riil organisasi. Salah satu
bagian dari Sistem Informasi Manajemen yang penting adalah Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia (SISDM), karena sumber daya manusia merupakan aset yang
sangat berharga bagi organisasi.
2.
Manajemen
Sumber Daya Manusia merupakan pilar fungsi utama organisasi dalam mendukung
pola penentuan strategi dan kebijakan secara terpadu. Keputusan-keputusan
sumber daya manusia yang sehat harus didukung oleh informasi mengenai sumber
daya manusia yang baik. SISDM merupakan prosedur sistematik untuk mengumpulkan,
menyimpan, mengambil dan memvalidasi data oleh organisasi mengenai sumber daya
manusia, dan kegiatan-kegiatan personalia.
B.
SARAN
Demikian makalah ini disusun sebagai tugas ujian akhir
semester mata kuliah sistem informasi manajemen tentag sistem informasi
manajemen bidang sumber daya manusia. Karya ini merupakan hasil maksimal dari kami, dan kami
menyadari bahwa makalah ini jauh dari harapan dan sempurna. Karena itu, saran
dan masukan,dari pembaca sangat kami harapkan dalam penyempuranaan makalah ini.
Semarang, 9 Juni 2015
DAFTAR PUSTAKA
Sumber
buku:
Ardana, I Komang, dkk. 2012. Manajemen Sumber Daya
Manusia. Yogyakarta: Graha Ilmu,
Hasibuan, Malayu S.P. 2009. Manajemen
Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Bumi Aksara.
Khasmir. 2012. Manajemen
Perbankan. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada.
Mathis, Robert L. dan John H.
Jackson. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Salemba empat.
Moeheriono. 2012. Pengukuran Kinerja Berbasis Kompetensi(Edisi
Revisi). Jakarta : PT Rajja Grafindo Prasada.
Siagian, Sondang P. 1990. Sistem Informasi untuk Pengambilan
Keputusan. Jakarta: CV Haji
Masagung.
Taufiq, Rohmat. 2013. Sistem
Informasi Manajemen (Konsep Dasar, Analisis, dan Metode Pengembangan).
Yogyakarta: Graha Ilmu.
Sumber
Internet atau jurnal:
Anggadini, Sri Dewi. Majalah
Ilmiah UNIKOM (Analisis Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer dalam
Proses Pengambilan Keputusan). Vol. 11 No. 2, hlm. 1http://organisasi.org/sistem-informasi-sumber-daya-manusia-sdm-hemmud-fachan-ibnu-hasan, diakses pukul 10.00 WIB tanggal
9 Juni 2015.
http://duniabaca.com/pengertian-dan-manfaat-sim-sistem-informasi-manajemen.html, diakses pukul 09.30 WIB tanggal 8 Juni
2015.
Maylasari, Ika. 2011. Pengembangan
Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia . Institut Pertanian Bogor
[1] http://duniabaca.com/pengertian-dan-manfaat-sim-sistem-informasi-manajemen.html, diakses pukul 09.30 WIB
tanggal 8 Juni 2015.
[2] Rohmat Taufiq,
Sistem Informasi Manajemen (Konsep Dasar, Analisis, dan Metode Pengembangan),
(Yogyakarta, Graha Ilmu, 2013) cet. Ke-1, hlm.3
[3] Sri Dewi
Anggadini, Majalah Ilmiah UNIKOM (Analisis Sistem Informasi Manajemen
Berbasis Komputer dalam Proses Pengambilan Keputusan), Vol. 11 No. 2, hlm.
1
[4] Rohmat Taufiq,
Sistem Informasi Manajemen (Konsep Dasar, Analisis, dan Metode Pengembangan),
hlm. 14-15
[5] Rohmat Taufiq, Sistem Informasi Manajemen
(Konsep Dasar, Analisis, dan Metode Pengembangan), hlm 28
[6] Malayu S.P.
Hasibuan, Manajemen Sumber Daya Manusia (Edisi Revisi), Jakarta: PT Bumi
Aksara, 2009), cet. Ke-12, hlm. 10-11
[7] Khasmir, Manajemen Perbankan, (Jakarta: PT RajaGrafindo
Persada, 2012) cet. Ke 11, hlm. 154
[8] Khasmir, Manajemen Perbankan, (Jakarta: PT RajaGrafindo
Persada, 2012) cet. Ke 11, hlm. 159
[9] Malayu S.P.
Hasibuan, Manajemen Sumber Daya Manusia (Edisi Revisi), hlm. 21-23
[10] Sondang P.
Siagian, Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan ( Jakarta: CV Haji
Masagung, 1990) cet. Ke- 14, hlm. 150
[11] Robert L.
Mathis dan John H. Jackson, Manajemen Sumber Daya Manusia,( Jakarta: PT
Salemba empat, 2001), hlm. 61
[12] http://organisasi.org/sistem-informasi-sumber-daya-manusia-sdm-hemmud-fachan-ibnu-hasan, diakses pukul 10.00 WIB
tanggal 9 Juni 2015
[13] I Komang
Ardana, dkk., Manajemen Sumber Daya Manusia, (Yogyakarta: Graha Ilmu,
2012) cet. Ke-1, hlm. 92-93
[14] Ika Maylasari,
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia , (Institut
Pertanian Bogor, 2011), hlm. 10-13
[15] Moeheriono,
Pengukuran kinerja berbasis kompetensi edisi revisi(Jakarta : PT Rajja Grafindo
Prasada,2012) hlm.81.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar